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10 Jahre Erfa-Arbeit im Naturkost-Einzelhandel Der Blick über den eigenen Tellerrand lohnt. Die Erfahrung aus 10 Jahren Erfa-Arbeit im Naturkost-Einzelhandel zeigt: Erfa-Unternehmen sind erfolgreicher. Betriebe, die regelmäßig an Erfa-Gruppen teilnehmen, erwirtschaften bessere Betriebsergebnisse im Vergleich zu Betrieben, die sich nicht in dieser Hinsicht engagieren. Erfahrungsaustauschgruppen sind ein Zusammenschluß von 10 - 15 UnternehmerInnen einer Branche, die sich ca. zweimal im Jahr (bei Bedarf auch öfter) für zwei Tage treffen, um gemeinsam betriebliche Probleme zu besprechen und zu lösen und gegenseitig Erfahrungen aus dem betrieblichen Alltag auszutauschen. Moderiert und betreut werden die Gruppen von erfahrenen Branchenberatern. Zielsetzung der Erfa-Arbeit ist der wirtschaftliche Erfolg der TeilnehmerInnen, konkreter ausgedrückt: die Gewinne müssen endlich so hoch ausfallen, daß auch Rücklagen, Vorsorge und Urlaub der InhaberInnen abgedeckt werden können. Erfa-Gruppen bleiben über viele Jahre bestehen. Die ältesten der 12 Erfa-Gruppen im Naturkost-Einzelhandel sind mittlerweile10 Jahre alt. Aus anderen Branchen kennen wir Gruppen, die sich seit 20 Jahren und länger treffen. Ein verbreitetes Gerücht ist es, daß Erfa-Gruppen geschlossen sind. Vielmehr ist es so, daß auch in länger bestehenden Gruppen immer wieder neue InteressentInnen aufgenommen werden, wenn z.B. aufgrund von Ladenverkäufen Plätze frei werden. Die Gruppen sind nach ganz unterschiedlichen Kriterien zusammengesetzt. So gibt es regionale Gesichtspunkte, die "kleinere" Läden mit "größeren" mischen, ebenso "alte Hasen" und "Neueinsteiger" oder bundesweite Erfa-Gruppen, die landläufig als "Club der Millionäre" (bezieht sich auf den Umsatz) bezeichnet werden. Jede Erfa-Gruppe legt in einer Vereinbarung "Spielregeln" fest, nach denen die Zusammenarbeit ablaufen soll. Diese variieren von Gruppe zu Gruppe. Arbeitsgrundlage für alle bestehenden Gruppen ist der Grundsatz : Offenheit nach Innen und Diskretion nach Außen, denn es wird an konkreten Zahlen gearbeitet und oft bleiben auch persönliche Belange nicht außen vor. Vertrauensvoller Umgang und gegenseitige Hilfestellung sind die konkreten Erfahrungswerte der Arbeit.
 Was bedeutet Erfa-Arbeit konkret? Fast alle bestehenden Erfa-Gruppen konzentrieren sich bei ihren Tagungen auf 3 Bereiche: Betriebsvergleich, Bearbeitung unternehmerischer Einzelfragen und gegenseitige Ladenbesichtigungen.
Vor den jeweiligen Gruppentreffen werden die betriebswirtschaftlichen Zahlen der einzelnen Läden vom Erfa-Betreuer gesammelt und meist über das Institut für Handelsforschung zu einer Erfa-Übersicht zusammengestellt. Die Zusammenarbeit mit dem Institut für Handelsforschung in Köln hat sich als sehr kooperativ und hilfreich erwiesen. Der Vergleich der eigenen Zahlen mit denen der Branche und insbesondere mit denen der anderen Erfa-Gruppenmitgliedern ist ein Schwerpunkt von mindestens einer Tagung im Jahr. Die Buchhaltungszahlen bekommen nämlich erst richtig Farbe, wenn sie von den InhaberInnen kommentiert werden und dann ohne "Betriebsblindheit" von den KollegInnen beleuchtet werden. "Auf diese Arbeit möchte ich nicht mehr verzichten" so formulierte es eine Hamburger Erfa-TeilnehmerIn . Zusammen mit einer Reihe von Kennzahlen, wie z.B. realisierter Aufschlag, Lagerumschlag oder Absatz je beschäftigte Person, ergeben sich klare Rückschlüsse auf die Konstitution der Firmen. In einigen Gruppen werden dazu die Jahresergebnisse strikt an erarbeiteten Planzahlen gemessen und nicht nur an den Vorjahreswerten und damit an Zahlen, die man auch im Vorjahr schon nicht erreichen wollte. Kern der Arbeit ist es, den Unternehmenserfolg richtig einzuschätzen und dabei Stärken und Schwächen zu erkennen. Hierzu dienen die Zahlen der Erfolgsrechnung und der Bilanz, die aufbereitet anderen Läden gegenübergestellt und durch Kennzahlen transparent gemacht werden. Eine Kalkulationskontrolle ist fester Bestandteil der Jahresanalyse. Sie wird oftmals auch für Teilsortimente durchgeführt. "Bewußtes Handeln" ist das Stichwort, wenn es um Eigenentnahmen, Mitarbeiterrabatte und -verzehr, Umgang mit der Frische oder Diebstahlverhütung geht. Inventurdifferenzen sind klare Fakten und in Zahlen ausgedrückt sehr ernüchternd, da plötzlich klar wird, wo der Gewinn geblieben ist. Da hilft nur ehrlich hinschauen auf das eigene Handeln und Aufzeichnungen führen, dadurch drängen sich dann Veränderungen auf und werden auch umgesetzt was durch erhebliche Verbesserungen im Rohertrag belegt ist. Die weiteren Themenbereiche von Erfa-Gruppen-Tagungen erstrecken sich über alle Fragen der Firmenleitung, also von Konzeptarbeit, Controlling, Personalmanagement und Organisation über Ladengestaltung und Werbung bis hin zu Sortiments- und Preispolitik. Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Planzahlenerstellung. Diese bietet die Möglichkeit des zielgerichteten Handelns indem eigene Vorgaben überprüfbar werden. Zukunftsorientiertes Denken öffnet neue Räume und verhindert Routine durch neue bewußt gesetzte Ziele. So werden nach der Analyse Planzahlen für Umsatz, Kosten und Kalkulation gesetzt und es folgen Überlegungen zu Aktionen, Investitionen und Finanzierungen sowie personellen Veränderungen und dies alles frühzeitig und ohne Druck. Neben der Zahlenarbeit ist ein weiterer Schwerpunkt die Ziele zu klären, die jeder persönlich mit der Aufgabe im Laden verwirklichen will. In dem Zusammenhang wird oft das Ladenkonzept besprochen und eine Selbstdarstellung bearbeitet. Weitere Themen in der letzen Zeit waren:
Zu besonderen Themen, wie Steuern, Versicherungen oder Personalführung werden gelegentlich auch externe Referenten eingeladen.
Ladenbesichtigungen Was ist das Besondere an Erfa-Gruppen? Benchmarking und Best practice heißt soviel wie : Lernen von den Besten und von den Anderen und genau das ist Erfa - Arbeit. Dazu Robert Schleißner aus Unterhaching, seit 3 Jahren Teilnehmer einer Erfa-Gruppe von Karl Thiessen: "Durch die Erfa-Arbeit habe ich einen genaueren Überblick über meinen Laden. Besonders wichtig für mich war, einen Einblick in die Kostenstrukturen zu bekommen. Kern der Erfa-Arbeit ist für mich, mir meinen Laden realistisch anzuschauen und dann daraus Schlüsse zu ziehen. Im Gespräch mit den anderen Erfa-Gruppenteilnehmern kann ich dann Ideen für Verbesserungen entwickeln. Insgesamt kann ich sagen, daß ich meinen Laden durch die Teilnahme an der Erfa-Gruppe erfolgreicher führen kann." Erfa-Arbeit zeichnet sich aus durch:
Die Tagungen bieten nicht zuletzt eine Möglichkeit einmal bewußt aus dem Ladenalltag auszusteigen, um mit Abstand die Arbeit zu reflektieren. Hilfreich ist hierbei eine schöne Umgebung, die in den Pausen Spaziergänge ermöglicht. Die Wirkung solcher Umstände sollte nicht unterschätzt werden, da der "lose Austausch" im kleineren Kreise eine gute Gelegenheit für aktuelle Gespräche und gegenseitige Anliegen bietet. Daneben gibt es zusätzlich einige angenehme Begleiterscheinungen, wie z.B.:
Aufgabe des Erfa-Betreuers
Service
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